Vie privée

Dernière mise à jour : 27 octobre 2026

Cette politique explique quelles données à caractère personnel Kot360 traite, pourquoi, sur quelle base juridique, combien de temps elles sont conservées et quels droits vous avez en vertu du RGPD (règlement général sur la protection des données, règlement (UE) 2016/679) et de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

1. Qui est responsable ?

Kot360 est exploité par Ulixes Consulting SRL, Elegemstraat 186, 1700 Dilbeek, numéro d'entreprise 0795.420.685 (« Kot360 », « nous »).

Kot360 met en relation des étudiants et des propriétaires de kots. Qui est responsable de vos données dépend de ce que vous faites :

• Le propriétaire est le responsable du traitement de tout ce que vous partagez avec un propriétaire via Kot360 : une demande de visite, une question, une candidature, une place sur une liste d'attente, votre dossier d'étudiant, votre contrat, le loyer, la garantie locative, les réparations et les états des lieux. Le propriétaire décide de ce qu'il advient de ces données. Kot360 les traite pour le compte du propriétaire, en tant que sous-traitant, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD). Pour toute question sur ces données, vous pouvez contacter directement le propriétaire ou nous contacter : nous transmettrons votre demande.
• Kot360 est le responsable du traitement des données dont nous avons besoin pour faire fonctionner la plateforme elle-même : les comptes utilisateurs et les connexions, les comptes des propriétaires et des membres de leur équipe, nos factures aux propriétaires, les journaux de sécurité et d'audit, et le site web public.

Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données, car la loi ne l'exige pas pour nos activités. Vous pouvez nous joindre pour toute question relative à la vie privée à l'adresse help@kot360.be.

2. Quelles données, pourquoi et sur quelle base juridique

2.1 Visite du site web

• Quoi : les données techniques envoyées par votre navigateur (adresse IP, type de navigateur, pages que vous ouvrez) et les cookies décrits dans notre politique en matière de cookies.
• Pourquoi : afficher le site web, le sécuriser et retenir votre langue.
• Base juridique : notre intérêt légitime à exploiter un site web sécurisé (article 6(1)(f) du RGPD).

2.2 Contacter un propriétaire en tant qu'invité (sans compte)

Lorsque vous réservez une visite, posez une question, posez votre candidature pour un kot ou vous inscrivez sur une liste d'attente, vous ne donnez que votre nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, langue, la période recherchée et un message facultatif. Nous enregistrons, à titre de preuve, quand et pour quoi vous avez donné votre accord, avec votre adresse IP.

• Pourquoi : pour que le propriétaire puisse organiser la visite, répondre à votre question ou traiter votre candidature, et pour que vous puissiez suivre ou annuler votre demande via le lien figurant dans nos e-mails.
• Base juridique : les mesures que vous demandez avant la conclusion éventuelle d'un contrat de bail (article 6(1)(b) du RGPD). La liste d'attente repose sur votre consentement (article 6(1)(a) du RGPD) : vous pouvez la quitter à tout moment via le lien figurant dans chaque rappel.
• Responsable du traitement : le propriétaire (Kot360 est sous-traitant).

2.3 Lorsque le propriétaire décide de poursuivre avec vous

C'est seulement à ce moment que le propriétaire vous demande davantage : date de naissance, adresse du domicile, école et études, et les coordonnées de deux parents ou tuteurs au maximum. Votre numéro de registre national est facultatif ; si vous le communiquez, il est conservé de manière chiffrée. Vous choisissez quels parents reçoivent une copie du contrat et l'aperçu des loyers.

• Pourquoi : préparer l'offre et le contrat de bail, et vérifier si un parent doit cosigner (par exemple si vous avez moins de 18 ans).
• Base juridique : la préparation et l'exécution du contrat de bail (article 6(1)(b) du RGPD).
• Responsable du traitement : le propriétaire.

2.4 Votre compte étudiant et l'app Kot360

Pour utiliser l'app, vous créez un compte avec votre adresse e-mail et un mot de passe (conservé uniquement sous forme de hachage sécurisé). Un seul compte suffit pour tous les propriétaires chez qui vous louez. Si vous l'autorisez, nous envoyons des notifications push sur votre appareil ; nous conservons alors l'abonnement technique de votre navigateur.

• Pourquoi : vous permettre de vous connecter, de consulter votre contrat, vos paiements, votre garantie locative et vos réparations, et vous envoyer des notifications.
• Base juridique : l'exécution de nos conditions d'utilisation (article 6(1)(b) du RGPD) ; les notifications push uniquement avec votre autorisation (article 6(1)(a) du RGPD), que vous pouvez retirer dans votre navigateur ou dans l'app.
• Responsable du traitement : Kot360 pour le compte lui-même ; le propriétaire pour les données locatives que vous y voyez.

2.5 La location : contrat, loyer, garantie locative, réparations et états des lieux

Selon les services que le propriétaire utilise, les données suivantes sont traitées :

• Contrat et signatures : le contrat, les personnes qui le signent, le moment et la preuve de la signature. Les signatures en ligne passent par Yousign.
• Loyer : l'échéancier des loyers, la communication structurée, les paiements et les rappels. Si le propriétaire connecte son compte bancaire (via Ponto), les virements entrants sur le compte du propriétaire sont lus pour cocher automatiquement les loyers reçus, y compris le nom et le numéro de compte (IBAN) du payeur. Les IBAN sont conservés de manière chiffrée.
• Garantie locative : la forme et le montant de la garantie locative, son statut et l'accord de libération.
• Réparations : votre description, vos photos, vos commentaires et les visites prévues.
• États des lieux : l'état des lieux d'entrée et l'état des lieux de sortie, avec photos, relevés de compteurs et confirmations.
• Base juridique : l'exécution du contrat de bail (article 6(1)(b) du RGPD) et les obligations légales du propriétaire, par exemple en matière de garantie locative et de comptabilité (article 6(1)(c) du RGPD).
• Responsable du traitement : le propriétaire.

2.6 Les propriétaires et leur équipe

• Quoi : nom, e-mail, téléphone, hachage du mot de passe, rôle dans l'équipe, données de l'entreprise (nom, adresse, numéro de TVA, IBAN), adresses des maisons, factures, utilisation des options payantes et mandat de paiement auprès de Mollie.
• Pourquoi : fournir le service, le facturer et vous assister.
• Base juridique : l'exécution du contrat avec le propriétaire (article 6(1)(b) du RGPD) et nos obligations comptables (article 6(1)(c) du RGPD).
• Responsable du traitement : Kot360.

2.7 Suggestions d'adresses et traductions

Lorsque vous tapez une adresse dans un formulaire, le texte saisi est envoyé depuis notre serveur à Google (Places API) afin de suggérer des adresses correspondantes. Votre adresse IP et le reste de votre dossier ne sont pas envoyés. Les coordonnées des maisons sur la carte proviennent d'OpenStreetMap (Nominatim), et non de Google.

• Base juridique : notre intérêt légitime à disposer d'adresses correctes et d'un formulaire facile à remplir (article 6(1)(f) du RGPD). Vous pouvez toujours remplir les champs vous-même sans utiliser les suggestions.

Traduction automatique : lorsqu'un propriétaire l'active, les descriptions qu'il rédige (maisons, kots, espaces communs et sa page) sont envoyées depuis notre serveur à Anthropic (Claude API), qui les traduit dans les autres langues de Kot360. Seuls ces textes sont envoyés. Le propriétaire peut toujours rédiger ou corriger lui-même chaque langue.

• Base juridique : notre intérêt légitime et celui du propriétaire à montrer aux étudiants les informations dans leur langue (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD).

2.8 Entretiens avec les propriétaires (recherche)

Avant de développer Kot360 pour les propriétaires, nous interrogeons des propriétaires sur leur façon de travailler au moyen d'un questionnaire en ligne.

• Quoi : le nombre de chambres, les villes, votre façon de travailler aujourd'hui, le temps que prennent les étapes, ce qui se passe mal, vos dépenses et le prix que vous trouvez raisonnable. Facultatif : votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone, les autres propriétaires que vous mentionnez, et si vous souhaitez être recontacté.
• Pourquoi : comprendre les besoins des propriétaires et décider de ce que nous développons. Si vous le demandez, vous recontacter pour une démo ou lorsque nous avons une solution aux problèmes décrits.
• Base juridique : votre consentement (article 6.1.a RGPD) pour votre nom et vos coordonnées, que vous pouvez retirer à tout moment ; notre intérêt légitime à mener une étude de marché (article 6.1.f RGPD) pour les réponses elles-mêmes. Sans coordonnées, les réponses sont anonymes.
• Analyse : pour en tirer des conclusions, les réponses de tous les entretiens sont envoyées à Anthropic (Claude API) sans noms, adresses e-mail, numéros de téléphone ni les propriétaires que vous mentionnez.
• Contre les fausses réponses : nous notons la durée de l'entretien, le lien d'invitation par lequel il est arrivé, et un code dérivé de votre connexion internet (pas votre adresse IP elle-même) pour repérer les envois répétés. Ce code est effacé après 30 jours. Si vous laissez une adresse e-mail, nous envoyons un seul e-mail pour la confirmer. Lorsque nous l'activons, Cloudflare Turnstile vérifie que vous n'êtes pas un robot. Base juridique : notre intérêt légitime à mener une recherche fiable (article 6.1.f RGPD).
• Responsable du traitement : Kot360.

2.9 Sécurité, assistance et abus

Nous tenons un journal d'audit des actions importantes (par exemple les signatures, les téléchargements de documents, les suppressions de comptes et chaque consultation d'un compte propriétaire par un membre du personnel de Kot360 pour l'aider). Le personnel d'assistance ne consulte un compte que pour résoudre un problème, et chacune de ces sessions est enregistrée.

• Base juridique : notre intérêt légitime à protéger la plateforme, les utilisateurs et leurs données, et à prévenir la fraude (article 6(1)(f) du RGPD).

2.10 Ce que nous ne faisons pas

• Nous ne vendons pas de données à caractère personnel et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.
• Nous n'utilisons pas de cookies de traçage ou publicitaires.
• Nous ne prenons pas de décisions automatisées à votre sujet (article 22 du RGPD) : c'est le propriétaire qui décide qui obtient un kot.

3. Qui reçoit les données ?

• Le propriétaire que vous contactez ou chez qui vous louez, ainsi que les membres de l'équipe auxquels le propriétaire donne accès.
• Les personnes que vous choisissez, comme les parents ou les garants que vous ajoutez.
• Nos prestataires (sous-traitants ultérieurs), uniquement pour le service qu'ils fournissent et liés par contrat :

• Les autorités, uniquement lorsque la loi nous y oblige.

4. Transferts en dehors de l'Espace économique européen

La plupart des données restent dans l'UE. Certains prestataires ci-dessus peuvent traiter des données en dehors de l'EEE :

• Royaume-Uni (OpenStreetMap) : couvert par une décision d'adéquation de la Commission européenne.
• États-Unis (Google, Anthropic, Cloudflare, Apple, Mozilla) : les prestataires sont certifiés dans le cadre de protection des données UE-États-Unis, ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne s'appliquent.

Seul le strict minimum quitte l'UE : pour les suggestions d'adresses, le texte que vous tapez ; pour les traductions automatiques, les descriptions à traduire ; pour les cartes et les polices, votre adresse IP ; pour les notifications push, un court message.

5. Combien de temps conservons-nous les données ?

Lorsqu'un propriétaire met fin à son abonnement Kot360, nous supprimons ou restituons les données que nous avons traitées pour lui dans un délai de [DELETION DAYS] jours, sauf si la loi nous oblige à les conserver.

6. Vos droits

Vous avez le droit :

• d'accéder à vos données et d'en obtenir une copie (article 15) ;
• de faire rectifier des données inexactes (article 16) ;
• de faire effacer vos données (article 17), sauf si nous ou le propriétaire devons les conserver en vertu de la loi ;
• de limiter le traitement (article 18) ;
• de recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine (portabilité, article 20) ;
• de vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime (article 21) ;
• de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n'affecte ce qui s'est passé auparavant (article 7(3)).

Sur la page de votre compte, sous Vos données, vous pouvez télécharger tout ce que Kot360 conserve à votre sujet (Télécharger mes données) et supprimer votre compte (Supprimer mon compte). Pour tout le reste, écrivez à help@kot360.be. Nous répondons dans un délai d'un mois ; pour les demandes complexes, ce délai peut être prolongé de deux mois, et nous vous en expliquerons la raison. Nous pouvons vous demander de prouver votre identité.

Pour les données dont un propriétaire est responsable (sections 2.2, 2.3 et 2.5), c'est le propriétaire qui statue sur votre demande ; nous l'aidons à y répondre.

7. Sécurité

Nous protégeons vos données notamment grâce à :

• des connexions chiffrées (HTTPS) et un stockage chiffré des numéros de registre national, des numéros de compte bancaire et des jetons d'accès bancaire ;
• une séparation stricte entre les propriétaires, imposée au sein même de la base de données ;
• des mots de passe conservés uniquement sous forme de hachage sécurisé, et une authentification à deux facteurs pour le personnel de Kot360 ;
• un accès limité au strict nécessaire, chaque session d'assistance étant enregistrée ;
• des sauvegardes quotidiennes, stockées dans l'UE.

Si une violation de données est susceptible de mettre vos droits en danger, nous (ou le propriétaire) la notifions à l'Autorité de protection des données dans les 72 heures et vous en informons sans tarder lorsque le risque est élevé (articles 33 et 34 du RGPD).

8. Mineurs

Kot360 s'adresse aux étudiants, qui ont souvent 17 ou 18 ans lorsqu'ils cherchent un kot. Lorsqu'un étudiant a moins de 18 ans, un parent ou un tuteur cosigne généralement le contrat ; c'est le propriétaire qui fixe cette règle.

9. Plaintes

Contactez-nous d'abord à help@kot360.be ; nous tenons à résoudre le problème. Vous pouvez toujours introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (APD) belge (Gegevensbeschermingsautoriteit), rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, www.autoriteprotectiondonnees.be, ou auprès de l'autorité du pays de l'UE où vous vivez ou travaillez.

10. Modifications

Nous mettons à jour cette politique lorsque Kot360 évolue. La date indiquée en haut correspond à la dernière version. Nous vous informons des modifications importantes par e-mail ou dans l'app.